Conferencias Plenarias, Mesa Redonda, Sesión Ubiratan D’Ambrosio, Conferencias Paralelas, Sesiones temáticas, Minicursos, Diálogos
La coordinación de las diversas sesiones invitadas de la XVI CIAEM es una tarea muy importante para asegurar que estas presentaciones reciban la atención y apoyo de la organización científica del congreso.
El evento contará con distinguidas personas que han aceptado gentilmente realizar esta tarea, una gran parte de estas han sido o son parte del programa científico en varias dimensiones.
Para que este proceso sea uniforme en todas las actividades es muy importante seguir los lineamientos que se consignan aquí.
Protocolo general
1. La persona coordinadora debe leer el Programa del congreso (colocado en el sitio web) con mucho cuidado para identificar la sala donde se desarrollará la actividad.
2. La persona coordinadora debe estar un tiempo prudencial antes del inicio de la sesión.
3. Conviene cerciorarse con los edecanes o la organización local que todo el equipo electrónico esté bien.
4. Si hubiera atraso por la no llegada de los oradores, se debe esperar 5 min, y si no aparece el orador u oradores se cancela la presentación, y se invita a los asistentes a ir a otra ponencia.
5. Se comienza con una bienvenida formal a los asistentes y se indica el título y la modalidad de la ponencia.
6.Explicar con claridad al ponente el sistema de control de tiempo que aplicará la organización local del congreso.
7. Se debe presentar al orador u oradores o coordinadores académicos de la sesión. Se trata de una síntesis para cada orador que no debe sobrepasar los 3 min. Para realizarlo se debe revisar el resumen del Curriculum Vitae del orador/es en el sitio web oficial (antes del evento, preferiblemente o durante el evento). No necesariamente se debe leer en la sesión todo el texto que está en el sitio web, debe adaptarlo a no más del tiempo destinado para hacer esto. Conviene hablar con el orador/es pues es posible se quiera algún ajuste o énfasis, pero todo queda en manos de la persona coordinadora.
8. Debe avisarse al orador cuando queden 5 minutos y luego 1 min del tiempo total destinado a su intervención (de acuerdo con modalidad). Al acabarse el tiempo previsto, se da por terminada la actividad y se invita a continuar con las que siguen en el Programa. No se puede atrasar el proceso por ningún motivo. Esto es decisivo para la organización del evento.
9. El Comité Organizador Local aportará un protocolo para realizar estos avisos (tarjetas, banderas de colores, etc.). Esto se definirá.
10. La persona coordinadora conduce, cuando corresponda, el espacio para las intervenciones del público y respuestas de orador/es.
Conferencias plenarias
El tiempo total para la sesión es de 50 min (salvo la inaugural que dura 1h 20 min). Un tiempo razonable de exposición sería de 37 min. Y se destinaría unos 10 min a preguntas del público. Las preguntas se formulan de manera oral, y deben moderarse para que sean intervenciones cortas (no se admiten largas intervenciones). Si el orador se excede en su primera exposición, se debe ajustar el tiempo para intervenciones del público.
Mesa redonda
El tiempo total de la sesión es de 1 h 50 min. En esta actividad solamente se debe presentar al coordinador académico de la mesa. Este último deberá presentar al resto de los oradores participantes; y la dinámica y conducción de la mesa queda a cargo de este.
Solo se debe indicar al coordinador académico cuando queden 5 min para finalizar el tiempo de la sesión.
Sesión Ubiratan D’Ambrosio
Duración 50 min. Tiene varios periodos:
• Exposición de coordinadores académicos. 30 min.
• Intervenciones de dos oradores seleccionados. 10 min.
• Intervenciones el público. 7 min.
El coordinador debe presentar a los coordinadores académicos de la sesión. Si hubiera una intervención virtual dentro de la sesión debe coordinarse con el equipo técnico. Debe controlar el tiempo muy bien. Esta es una sesión más compleja.
Luego en su momento se debe presentar a los oradores seleccionados. Solo nombre y país, pues el tiempo es muy limitado. Se debe coordinar para que el apoyo técnico dé micrófono a estas personas.
Y debe conducir la parte de intervenciones del público y respuestas de los coordinadores académicos.
Conferencias paralelas
El tiempo total para la sesión es de 50 min. Un tiempo razonable de exposición sería de 37 min. Y se destinaría unos 10 min a preguntas del público. Las preguntas se formulan de manera oral, y deben moderarse para que sean intervenciones cortas (no se admiten largas intervenciones). Si el orador se excede en su primera exposición, se debe ajustar el tiempo para intervenciones del público.
Sesiones temáticas
Estas poseen dos “tandas”, una el martes y otra el jueves.
El tiempo total para cada “tanda” es de 50 min. Solo se debe presentar a los coordinadores académicos. Luego los coordinadores académicos conducen todo el proceso.
La primera “tanda” de cada sesión temática tiene un coordinador. En la segunda, los coordinadores académicos ya no requieren presentación y conducen ellos mismos esta última tanda, deben controlar sus tiempos. Esto se puede conversar con los coordinadores académicos para que todo esté claro.
Minicursos
El tiempo total de la sesión es de 1 h 50 min. La dinámica y conducción del minicurso la realizan los autores. Se debe presentar a los oradores siguiendo las indicaciones generales.
Los minicursos pueden ser talleres, conversatorios, debates, foros, charlas magistrales, esto depende de los oradores.
Solamente se les avisa cuando queden 5 min o que ya se acabó el tiempo.
Diálogos
Duración total de 1 h 50 min. Pero puede ser menor en caso resulte natural.
Se presenta al orador y se deja que el diálogo fluya. Es un conversatorio libre.
Nota: en el caso de conferencistas de plenarias, la persona coordinadora de la sesión debe coordinar el Diálogo que corresponde a la persona, a no ser que el CIAEM haya decido algo adicional.